통합문서관리센터 Total Document Center 순화동 AIA타워에 구축

AIA생명이 인쇄물 제작 및 발행 등 전 과정을 원스톱으로 처리할 수 있는 시스템을 구축했다. 이로써 임직원들이 문서작업에 대한 번거로움을 덜고 생명보험사 본연의 핵심업무에 집중할 수 있는 환경을 조성했다. 

아태지역 최대 생명보험사인 AIA생명 한국지점(대표 차태진, 이하 ‘AIA생명’)은 한국후지제록스와 손잡고 서울 순화동 AIA타워 5층에 ‘통합문서관리센터(Total Document Center, TDC)’를 구축했다고 10일 밝혔다. 

9일 오전 열린 통합문서관리센터 개소식에는AIA생명 차태진 대표와 한국후지제록스 양희강 대표이사 사장 등 양사 임직원들이 참석했다. 통합문서관리센터는 AIA생명의 모든 문서와 인쇄물 관련 업무 전반에 대해 통합 관리하는 역할을 수행한다. 

2017-08-10 09:05 AIA생명 서울 뉴스와이어

통합문서관리센터에는 필요 설비와 함께 편집·교정 디자이너를 포함한 다수의 인쇄 전문가(Document Advisor, DA)가 상주하게 된다. 이들 인쇄전문가들은 모든 부서에서 필요로 하는 다양한 종류의 인쇄물 제작물 관련 전문 서비스를 제공한다. 원하는 인쇄물의 제작 요청을 접수하고 편집에서부터 인쇄·검수·수정 그리고 차후 최종 승인과 발행 등 전 제작과정을 통합 운영한다. 

30장이든, 3천장이든 물량에 상관없이 자체 제작을 통해 모든 과정을 소화하기 때문에 시간은 물론, 비용 절감이 용이하다. 인쇄물을 실제 배포해야 하는 영업현장과 이를 검수해야 하는 법무와 홍보 등 내부 심의 부서간 소통도 통합문서관리센터가 원스톱으로 진행한다. 

이를 위해 ‘디자인 헬프 데스크’를 운영한다. 디자인 헬프 데스크는 제작물에 대한 회사 내부 심의 결과를 실시간으로 각 부서에 공유해 디자인 교정과 승인 및 제작 과정의 비효율적인 프로세스를 개선한다. 과다 제작되는 인쇄물에 대한 낭비를 줄이고 즉각적인 영업활동을 지원할 수 있다. 

아울러 체계적인 데이터 베이스를 구축해 인쇄 제작물의 실수요에 근거해 인쇄물을 발주해 관리한다. 발주 누락 및 중복 발주 등의 업무 혼선을 막아 불필요한 업무 시간을 단축한다. 검증된 데이터에 기반한 다각적 운영 보고를 통해 지속적으로 업무 개선 방안을 제안함으로써 최적의 문서 커뮤니케이션 환경을 제공한다. 

AIA생명 차태진 대표는 “통합문서관리센터 구축은 단순한 일회성 비용 절감을 넘어 문서 커뮤니케이션 전반의 프로세스 개선을 통한 업무생산성 및 효율성 향상을 목표로 한다”며 “AIA생명은 앞으로도 임직원들과 설계사들이 본연의 업무에만 집중할 수 있도록 투자를 아끼지 않을 것이다”고 말했다. 

한국후지제록스 양희강 대표이사 사장은 “한국후지제록스는 고객의 업무 생산성 향상으로 비즈니스 성공을 지원하는 파트너다”며 “통합문서관리센터 구축을 통해 AIA생명의 업무 효율 개선, 비용 절감 등 과제를 해결하는 동시에 핵심 업무에 집중할 수 있는 환경을 지속적으로 지원할 것이다”고 말했다. 

AIA생명 개요 

AIA생명은 약 100여년의 역사를 자랑하는 세계 최대 규모의 독립 상장 보험기업 AIA 그룹의 한국지점이다. AIA생명은 탄탄한 재무구조를 자랑하며, 혁신적인 금융 상품 및 고객 중심 서비스로 고객들의 성공적인 재무관리에 최선을 다하고 있다. 1987년 국내에 첫 진출한 AIA생명은 프리미어 에이전시(대면), 다이렉트, 방카슈랑스, 하이브리드, 기업보험, GA 등 다양한 판매채널을 통해 폭넓은 영업을 펼쳐 왔다. 2017년 3월 말 기준으로 총 자산규모 15조2,053억원, 위험기준 자기자본비율(RBC ratio)로 환산 시 지급여력비율 234%를 기록한 AIA생명은 건실한 외형과 최고의 서비스를 자랑하는 우량 생명보험사로서 2000년 이후 AIG생명으로 영업해오다 2009년 6월 1일 AIA생명으로 마케팅 상호를 변경했다. 

AIA 그룹 개요 

AIA생명의 모그룹인 AIA그룹(CEO겸 회장: 응 켕 후이)은 아시아ž태평양 지역 최대 규모의 다국적 생명보험사다. AIA는 한국에 있는 AIA 생명을 비롯해 홍콩, 태국, 싱가포르, 말레이시아, 중국, 필리핀, 호주, 인도네시아, 대만, 베트남, 뉴질랜드, 마카오, 브루나이, 캄보디아, 스리랑카(97% 지분을 소유하고 있는 자회사), 인도(49% 지분을 소유하고 있는 조인트벤처), 미얀마(대표사무소 운영) 등 아태지역에 18개의 지사 및 지점을 갖고 있다. AIA그룹은 1919년 상하이에서 처음 설립된 이래 약 100년 동안 아시아 시장(일본 제외)에서 개인과 기업고객의 끊임없이 변하는 요구에 발맞춰 금융서비스 사업을 구축해왔다. 2016년 11월 30일 기준 AIA그룹의 총 자산규모는 미화 1850억달러이다. AIA그룹은 재해·질병보험, 생명보험 및 은퇴설계 상품 등 보험 소비자들의 필요에 맞는 다양한 보장성 및 저축성 상품을 제공하고 있다. 또한 근로자 복지 관련 보험, 신용보장보험, 퇴직연금 등 기업 고객을 위한 다양한 서비스 역시 제공하고 있다. 아태지역에 전반에 걸쳐 광범위한 영업 네트워크를 갖추고 있는 AIA그룹 3천만명 이상의 개인보험 고객과 1600만명 이상의 기업보험 가입고객에게 서비스를 제공하고 있다. 

한국후지제록스 개요 

한국후지제록스㈜는 1974년 일본 후지제록스㈜와 한국 동화산업㈜의 합작기업인 코리아제록스㈜로 출범했다. 1975년 국내 최초로 건식 보통용지 복사기를 생산하고 디지털 복합기를 국내 자체 개발, 출시하는 등 세계적인 기술력을 바탕으로 지속적인 성장을 이루어왔다. 1998년 후지제록스의 100% 지분 인수와 함께 후지제록스 그룹 자회사로 새롭게 출발한 한국후지제록스는 차별화된 문서관리 서비스와 솔루션으로 고객의 사무환경을 개선하고 업무 생산성을 향상시키는데 주력하고 있다. 한국후지제록스는 사무기기 제조사 이미지를 벗고, 차별화된 문서관리 서비스 및 솔루션을 제공하는 ‘Solution & Service Company’로 도약하고 있다. 한국후지제록스의 주요 사업은 기업의 문서환경에 대한 종합적인 컨설팅 및 아웃소싱 서비스를 제공하는 IBSS(Industry Business Solution & Services), 주문형 맞춤인쇄(POD), 1:1 마케팅 등의 사업을 위한 디지털 인쇄기 및 서비스를 제공하는 GCS(Graphic Communication Service), 기업용 복합기 및 솔루션을 제공하는 EDS(Enterprise Document Solution) 등 3가지 영역으로 구성된다.